10.1 | gvpauoblik

ТЕМА 4.1 ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ДЕБІТОРАМИ

1. Дебіторська заборгованість, критерії її визнання та види

Методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансовій звітності регламентуються положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», що затверджено наказом Міністерства фінансів України від 8 жовтня 1999 року № 237 із змінами та доповненнями.

Дебіторською вважається заборгованість підприємству різних інших підприємств та осіб, що виникла на певну дату, а дебітори — це юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їхніх еквівалентів або інших активів.

За строками погашення дебіторська заборгованість може бути короткострокова і довгострокова.

Короткострокова заборгованість погашається в період до одного року: заборгованість покупців і замовників за відвантажену продукцію або виконані роботи, заборгованість підзвітних осіб.

Довгострокова дебіторська заборгованість не виникає в ході нормального операційного циклу і буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу. До такої дебіторської заборгованості відноситься заборгованість орендаря за фінансовою орендою, за довгостроковими позиками, наданими юридичним та фізичним особам.

Дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод, а її сума може бути достовірно визначена.

Поточна дебіторська заборгованість за одержані виробничі запаси, виконані роботи та послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, робіт і послуг.

2. Облік розрахунків за виданими авансами

Покупці та замовники відповідно до чинного законодавства можуть видавати аванси під поставку продукції, товарів (виконання робіт, надання послуг). При цьому облік розрахунків за виданими авансами ведеться на субрахунку 371 "Розрахунки за виданими авансами".

Авансові платежі оформляються платіжними дорученнями, в яких робиться посилання на відповідний нормативний акт або договір.

За дебетом субрахунку 371 відображаються суми виданих авансів іншим підприємствам у кореспонденції з кредитом рахунків:

301 - при виплаті авансу готівкою з каси підприємства;

311 - при перерахуванні коштів з поточного рахунку підприємства;

60 - при сплаті авансу за рахунок короткострокової позики банку;

313 - при здійсненні авансування за рахунок коштів на інших рахунків в банку.

За кредитом субрахунку 371 відображаються суми:

- погашені заліками заборгованості при розрахунках за поставлені матеріали (виконані роботи) - дебет рахунку 631;

- суми авансів, повернені постачальниками та підрядниками як невикористані - дебет рахунків 311,60, 313 тощо;

- суми раніше виданих авансів, для стягнення яких пред'явлений позов до арбітражного суду - дебет рахунку 374;

- при списанні прострочених авансів за якими створено резерв сумнівних боргів - дебет рахунку 38;

- при списанні прострочених авансів за якими не створено резерву - дебет рахунку 949.

Записи роблять у такому порядку:

1) видано аванс постачальнику або підряднику: дебет субрахунку 371, кредит рахунку 31 "Рахунки в банках";

2) одержано від постачальника виробничі запаси: дебет рахунку 20 "Виробничі запаси", кредит рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками";

3) зараховано раніше виданий аванс постачальнику: дебет рахунку 63 і кредит субрахунку 371.

3. Облік розрахунків з покупцями і замовниками

Покупці – це фізичні або юридичні особи, які купують товари (роботи, послуги).

Замовники – це учасники договору, на підставі замовлення яких виготовляється конкретна продукція, надаються послуги, виконуються роботи іншим учасником договору.

Форми та порядок розрахунків з покупцями і замовниками за відвантажену їм продукцію та виконані роботи визначаються заздалегідь укладеними договорами. Договір — це юридичний і економічний документ, що визначає номенклатуру і обсяг поставки чи роботи, строки, ціни, вид транспортування, форму розрахунків, а також санкції за невиконання умов договору.

Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин з покупцями і замовниками слугують первинні документи з обліку розрахунків.

Погашення заборгованості відображено у виписках банку та прибуткових касових ордерах.

Для обліку розрахунків із покупцями за відвантажену продукцію і замовниками за виконані роботи (послуги) передбачений рахунок 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками». Рахунок має субрахунки:

361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»
362 «Розрахунки з іноземними покупцями».

На дебет рахунка 36 відноситься відпускна договірна ціна реалізованої продукції чи виконаних робіт, включаючи податок на додану вартість і акцизний податок:

Д-т 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками»

К-т 70 «Дохід від реалізації».

Сума податків, що виникають у процесі реалізації, зменшує дохід підприємства і відображається на рахунках:

Д-т 70 «Дохід від реалізації».

К-т 64 «Розрахунки за податками і платежами».

За кредитом рахунка 36 обліковується оплата покупцями і замовниками заборгованості за продукцію чи роботи. Згідно з виписки банку з поточного рахунка в національній чи іноземній валюті:

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками».

Дебетове сальдо за рахунком 36 показує дебіторську заборгованість покупців і підрядчиків за відвантажену їм продукцію і виконані роботи.

Аналітичний облік розрахунків за рахунком 36 організується окремо щодо кожної юридичної чи фізичної особи, якій відвантажено продукцію чи виконано роботи.

4. Облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами - це широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання цієї частини облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Підзвітна особа - довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків щодо підприємства. В бухгалтерському обліку має фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають із каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною, якою може бути лише працівник підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначається керівником підприємства.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості за раніше виданими сумами. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або відомості на виплату грошей, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Тому при видачі авансу за цією відомістю видатковий касовий ордер потрібно виписувати не на кожного працівника, а на загальну суму виданої з каси готівки. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Грошовий аванс - це сума, видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат на відрядження тощо. Грошовий аванс, як правило, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, коли підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати.

Видачу грошей під звіт можна проводити безпосередньо із каси підприємства, за грошовим чеком з поточного або валютного рахунку підприємства, грошовим переказом через органи зв'язку у місце знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантованого платіжного доручення через банк, а також за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг).

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачання одержаних у касі сум.

Податковим кодексом України (ст. 170, п. 170.9) визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Податковим агентом платника податку при оподаткуванні сум, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутих таким платником податку протягом встановленого строку, є особа, що надала такі суми.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що надала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку у касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх надала, до чи під час подання зазначеного звіту.

Якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про здійснені витрати. До нього прикладаються рахунки, квитанції, касові і товарні чеки, проїзні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей мають бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує підзвітна особа. Готівка видана під звітна відрядження, але не витрачена, має бути повернута до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження.

Подані Звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. Відрядження працівників підприємствами здійснюється відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. № 362). Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом по підприємству (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження, а відрядженому видається посвідчення про відрядження встановленої форми.

Строк відрядження не може перевищувати: в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні, не повинен перевищувати шести місяців, а аспірантів і докторантів - двох місяців.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств та установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, відшкодовуються витрати з наймання житлового приміщення та проїзду до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачуються добові.

Норми добових витрат для бюджетних установ встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 р. № 98.

За кожний день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі 60 гривень за добу при відрядженнях у межах України.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Документом, на підставі якого виплачуються добові, е посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття та вибуття працівників з пунктів відрядження.

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати з найняття житлового приміщення згідно з поданими документами з розрахунку вартості одного місяця у готельному номері за кожну добу такого проживання.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи всі витрати пов'язані з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, страхові платежі з обов'язкового особистого страхування пасажирів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника у м'якому вагоні, в каютах на суднах морського та річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати на відрядження, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовують.

Податковим кодексом України (ст. 140, п. 140.1.7) визначено, що до витрат на відрядження належать також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Перед від'їздом у відрядження працівникові видається грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження. Після повернення з відрядження протягом трьох банківських днів, наступних за днем прибуття до місця постійної роботи, працівники зобов'язані подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про фактичні витрати на відрядження. До Звіту додається посвідчення про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням.

Розрахунки за підзвітними сумами обліковують на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Це активно-пасивний рахунок. На дебеті його записують видані суми під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ордерів, кредитуючи рахунок 30 "Каса". За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися шляхом повернення грошей в касу, віднесення на витрати виробництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. При цьому дебетують рахунки 20 "Виробничі запаси", 23 "Виробництво", 92 "Адміністративні витрати", 30 "Каса" та інші залежно від характеру операції, а кредитують субрахунок 372.

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової суми окремо.

5. Облік розрахунків з іншими дебіторами

Розрахунки за операціями, пов'язаними зі здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи), усі види розрахунків з працівниками (крім оплати праці та підзвітних сум) та розрахунки з іншими дебіторами обліковують на субрахунку 377 "Розрахунки з іншими дебіторами". Дебетують його при збільшенні дебіторської заборгованості, а кредитують - при зменшенні (погашенні) в кореспонденції з рахунками щодо обліку грошових коштів та іншими рахунками. Аналітичний облік ведуть окремо за кожною юридичною та фізичною особами, з якими здійснюються розрахунки. Тут обліковують, наприклад, розрахунки з мешканцями квартир і гуртожитків, які належать підприємству. При нарахуванні заборгованості за користування житлом - дебет субрахунку 377 і кредит субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності". Надходження квартплати - дебет рахунку 30 "Каса" і кредит субрахунку 377.

6. Облік розрахунків за претензіями

Субрахунок 374 «Розрахунки за претензіями» слугує для контролю за договірною дисципліною та відшкодуванням витрат при доставці вантажів й порушенні умов договорів поставок. На субрахунку 374 обліковуються претензії, які висуває підприємство постачальникам, підрядникам, транспортним організаціям, що визнані винними юридичними особами чи господарським судом.

На субрахунку 374 ведеться облік претензій за: завищення цін на виробничі запаси й інші цінності; арифметичні помилки при підрахунках сум у документах; невідповідність якості поставлених цінностей умовам договору; нестачу вантажів при прийманні на залізниці, на складі; браковану продукцію; у оплату простоїв з вини постачальника; помилково списані чи зараховані на поточні рахунки суми з вини працівників банку; нестачі вантажів при їх перевезенні; пені, штрафи, неустойки за порушення умов договору; інші причини.

Суми претензій розраховуються на основі актів приймання матеріальних цінностей, письмової згоди постачальників відшкодувати збитки, рішень господарських судів, розрахунків бухгалтерії щодо нестач, крадіжок у дорозі тощо.

Претензія розглядається в місячний термін із дня її отримання. Про результати розгляду заявникові повідомляється письмово.

Виставлені до постачальників претензії оформляються записами:

Дт 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кт 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» (нестачі);

Кт 68 «Розрахунки за іншими операціями» (простої, брак, завищення цін);

Кт 20 «Виробничі запаси» (арифметичні помилки, брак матеріалів);

Кт 31 «Рахунки в банках» (погашено суми недостач);

Кт 715 «Одержані штрафи, пені, неустойки» (з вини постачальників).

Задоволені претензії відображаються записами:

Дт 20 «Виробничі запаси» (відшкодовані постачальником нестачі);

Дт 30 «Каса» (внесені в касу суми нестач);

Дт 31 «Рахунки в банках» (погашено суми недостач);

Кт 374 «Розрахунки за претензіями».

При відмові у задоволенні позову рішенням суду:

Д 944 «Сумнівні та безнадійні борги»;

К 374 «Розрахунки за претензіями».

7. Облік розрахунків за відшкодуванням завданих збитків

Субрахунок 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» призначений для розрахунків за шкоду, заподіяну в результаті нестач і витрат від псування цінностей, нестач і крадіжок готівки, якщо винна особа не встановлена. Факти розкрадань, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей — досить типове явище на українських підприємствах. При цьому виникає питання хто і в якому розмірі повинен відшкодовувати виявлені крадіжки, нестачі, псування.

Покриття працівниками шкоди в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, відбувається за розпорядженням власника чи уповноваженої ним особи, а в інших випадках — шляхом подання власником позову до районного (міського) суду. Розмір шкоди визначається за фактичними витратами на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості матеріальних цінностей за мінусом зносу за встановленими нормами. При розкраданні, нестачі, знищенні чи псуванні цінностей розмір шкоди визначається за цінами даної місцевості на день відшкодування збитків.

Щоб притягти особу до відповідальності, треба врахувати: наявність і розмір шкоди: неправомірні дії та обставини, за яких заподіяно шкоду; чи входили до функцій працівника відповідні обов'язки; чи були створені належні умови для зберігання цінностей; майновий стан працівника; ступінь вини працівника; правомірність застосування повної чи часткової матеріальної відповідальності.

Розглянувши ці фактори, суд, як правило, може пом'якшити покарання та знизити розмір відшкодування, якого вимагає керівник підприємства. Власник підприємства має право вимагати від винних осіб відшкодування збитків у кратному обчислені, проте ніякий контролюючий орган не має права змушувати їх це робити.

У податківців немає законних підстав цікавитися тим, чи перерахував власник до бюджету суму різниці між розміром завданої шкоди та її відшкодуванням у кратному розмірі, а тому вона може повністю залишатися на підприємстві, за винятком випадків, коли виявлено нестачу дорогоцінних металів, іноземної валюти та деяких інших.

Втрати матеріальних цінностей виявляються при інвентаризації. Якщо на момент виявлення нестачі винну особу не встановлено, то витрати списують проводкою:

Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»;

Кт 20 «Виробничі витрати» (нестача запасів);

Кт 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (нестача МШП);

Кт 10, 11, 12 (основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи);

Кт 30 «Каса» (нестача або крадіжка готівки).

Виявлення нестач та віднесення їх на винних осіб:

Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Погашення заборгованості (крадіжки, нестачі, псування):

Дт 30 «Каса» (погашення готівкою через касу);

Дт 31 «Рахунки в банках» (погашення внесенням у банк);

Дт 20 «Виробничі витрати» (погашення внесенням матеріальних цінностей);

Дт 66 «Розрахунки з оплати праці» (утримання із зарплати);

Кт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».

Якщо виявлено нестачу необоротних активів, то вони оформляються записами:

Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

Кт 746 «Інші доходи від звичайної діяльності». Перерахування різниці в цінах до бюджету:

Дт 716 «Відшкодування раніше списаних активів»;

Дт 746 «Інші доходи від звичайної діяльності»;

Кт 642 «Розрахунки за обов'язковими платежами».