top of page

6.1 Поняття про документи. Значення документів.

  1. Поняття про документи

Для відображення в обліку будь-яких об’єктів необхідно, насамперед, мати про них певну уяву, тобто спостерігати за ними. Під спостереженням  розуміють один із засобів пізнання об’єктивної дійсності, який базується на безпосередньому, або за допомогою пристроїв, вимірюванні речей та явищ.

Основна мета спостереження – переконатися в тому. що об’єкт обліку або зміни в його складі, обсязі, якості тощо, дійсно мали місце. В процесі спостереження відбуваються: опис фактів господарського життя, фіксація даних про них на матеріальних носіях, зберігання та передача даних для подальшої обробки в системі обліку.

Спостереження в бухгалтерському обліку ведуться лише за його об’єктами. Спостереження класифікуються за наступними видами:

1) за способом технічного здійснення:

  • автоматичне

  • ручне

2) за способом охоплення:

  • суцільне

  • вибіркове

3) за видами вимірників:

  • умовно-натуральне

  • трудове

  • грошове

Спостереження в бухгалтерському обліку здійснюється за допомогою таких елементів методу як документація та інвентаризація. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Результати спостереження оформлюють за допомогою первинних документів.

Первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Основним нормативним документом, який регулює питання документування господарських операцій є Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України 24.05.1995  № 88  із змінами та доповненнями.

Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі - підприємства), установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі - установи).

2. Значення документів.

Документ -  це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя існує або здійснюється.

Але не всякий папір є документом. Документом називають такий папір, який отримав певне юридичне оформлення. Наприклад, платіжна відомість на виплату заробітної плати стане документом, коли вона буде оформлена належними підписами – розпорядника коштів і бухгалтера. Підпис першого означає дозвіл на видачу грошей. Бухгалтер, підписуючи відомість, бере на себе відповідальність за правильність даних, вказаних у ній.

Факт господарського життя – це те, що складає предмет інформаційного повідомлення. Документ може складатися як на кожен господарський факт, так і на декілька однорідних фактів. Наприклад, відвантажили зі складу у виробництво партію матеріалів. При цьому складається видатковий ордер або накладна. Але припустимо, що згідно з кошторисом на ритмічно працюючому підприємстві передбачається щодня зі складу у виробництво відпускати певну кількість матеріалів. У таких випадках складається лімітно-забірна картка, де фіксуються відхилення від кошторису.

doc.jpg

  Під бухгалтерським документом розуміють належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реально здійснену господарську операцію, містить її ознаки і показники, що підлягають відображенню в обліку.

6.2 Класифікація документів

З теоретичної точки зору бухгалтерські документи можна класифікувати за багатьма ознаками.

За призначенням  вони поділяються на :

  • розпорядчі – документи,які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать накази та розпорядження про прийняття на роботу і звільнення з роботи, надання відпусток працівникам, чек на одержання грошей в банку тощо.  Розпорядчі  документи не підтверджують факт здійснення операції, тому не можуть бути підставою для облікових записів;

  • виправдовуючі (виконавчі) – документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції, тобто містять дані про її виконання. Їх складають на момент здійснення операції, тому саме такі документи ще називають первинними. Виправдовуючими документами мажуть бути: статути, договори, угоди, кошториси, квитанції, рахунки, табелі, довіреності;

  • документи бухгалтерського оформлення – складаються на підставі первинних (виконавчих) документів для підготовки і полегшення облікових записів. До них належать меморіальні ордери, відомості, журнали, різні бухгалтерські довідки, розрахунки тощо. Такі документи самостійного значення не мають, призначення їх полягає в технічній підготовці записів для бухгалтерського обліку;

  • комбіновані – документи, які поєднують в собі ознаки всіх трьох вище перелічених видів.

За порядком складання документи поділяються на :

  • первинні – документи, які складають у момент здійснення господарської операції або зразу після її здійснення;

  • зведені – документи, які складають на підставі первинних шляхом групування і узагальнення їх показників. Зведені документи призначені для узагальнення інформації  по однорідних операціях, наприклад, інформація по всіх видаткових та прибуткових ордерах групується в звіті касира.

За місцем складання поділяються на:

  • внутрішні – документи, які складаються на самому підприємстві на підставі здійснених операцій. До них належить переважна більшість документів підприємства. Внутрішні документи призначені для підвищення ефективності внутрішньогосподарського контролю. Прикладом можуть бути внутрішні звіти, за допомогою яких керівники підрозділів та матеріально-відповідальні особи звітують перед бухгалтерією;

  • зовнішні – це документи, які надходять на дану підприємство від інших пов’язаних з ним підприємств і організацій (рахунки-фактури постачальників, виписки банку тощо);

  • службові – складаються від імені юридичної, а не фізичної особи. Це всі документи, які надходять від установ, організацій, підприємств, посадових осіб. У службових документах слід зазначати: індекс підприємства, поштову та телеграфну адресу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку тощо. Прикладом службових документів можуть бути     службові записки, листи, доповідні записки.

За способом викладення інформації документи можуть бути:

  • документи з високим рівнем стандартизації;

  • документи з низьким рівнем стандартизації.

Стандартизація – це створення однакових за розміром і форматом документів, які найбільш зручні у використанні. Стандартизація бланків запобігає зайвим витратам паперу і полегшує зберігання документів в архіві. Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Під уніфікацією розуміють створення типових бланків документів для використання при оформленні однорідних господарських операцій ( наприклад, касових операцій тощо). уніфіковані форми документів зручні для заповнення і потребують менших витрат праці на обробку. Це сприяє підвищенню продуктивності праці працівників, що складають і оброблюють документи. Крім того, наявність раніше віддрукованих і  правильно розташованих реквізитів в документах полегшує їх належне оформлення.

    За сферою охоплення документи поділяються на:

  • міжгосподарські – документи. які оформлюють стосунки даного підприємства з іншими підприємствами. Вони в свою чергу поділяються на вхідні і вихідні. Вхідні документи - це  такі документи, які надходять на підприємство від інших організацій. Вихідні документи – ті,які вибувають з даного підприємства та які направляються іншим підприємствам;

  • внутрішньогосподарські – це документи, які оформлюють операції, що здійснюються всередині даного підприємства.

Якорь 1
bottom of page