ВИВЧАЄМО БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК РАЗОМ!
7.4 Спрощена форма бухгалтерського обліку
Малі підприємства з простим технологічним процесом виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, які здійснюють за місяць не більше 300 господарських операцій, можуть застосовувати спрощену форму бухгалтерського обліку.
Спрощена форма бухгалтерського обліку може застосовуватися в:
- простій формі (без використання регістрів обліку майна малого підприємства), якщо мале підприємство здійснює за місяць не більше 100 господарських операцій і не здійснює виробництво продукції та робіт, пов'язаних з великими матеріальними витратами;
- формі бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства, якщо мале підприємство на балансі обліковує власні основні засоби, виробничі запаси, товари і готову продукцію, і здійснює за місяць понад 100 господарських операцій.
Використання двох форм спрощеного обліку зовсім не означає, що малі підприємства не мають права застосовувати звичайну журнально-ордерну схему обліку. Якщо підприємство до переходу на сплату єдиного податку застосовувало саме таку форму обліку і для нього має сенс продовжувати її вести, то суб'єкт малого підприємництва може не переходити на спрощену форму бухгалтерського обліку.
Малі підприємства можуть самостійно обирати форму бухгалтерського обліку залежно від потреб свого виробництва, його складності та чисельності працівників. Так, для підприємств, які функціонують у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку. Підприємства громадського харчування і торгівлі використовують регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.
При простій формі обліку реєстрація первинних облікових документів, відображення господарських операцій на рахунках, визначення собівартості продукції і фінансового результату ведуться в одному регістрі — Книзі обліку господарських операцій за формою № К-1. Ця книга містить усі застосовувані малим підприємством рахунки, є комбінованим регістром хронологічного і систематичного обліку, на підставі якого можна визначити наявність засобів та їхніх джерел на відповідну дату, скласти бухгалтерську звітність.
Поряд з Книгою обліку господарських операцій для обліку розрахунків по оплаті праці з працівниками та бюджетом по прибутковому податку малі підприємства ведуть Відомість обліку заробітної плати за формою № В-8. За наявності у малого підприємства основних засобів, матеріальних цінностей, готової продукції і товарів рекомендується для ведення обліку такого майна використовувати Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за формою № В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за формою № В 2.
При використанні простої форми бухгалтерського обліку необхідним є ведення таких облікових регістрів:
- Книги обліку господарських операцій за формою № К-1;
- Відомості обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу) за типовою формою № В-1;
- Відомості обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів за типовою формою № В-2;
- Відомості обліку заробітної плати за типовою формою № В-8.
Застосування форми бухгалтерського обліку з веденням регістрів обліку майна малого підприємства припускає заповнення більшої кількості відомостей і відповідно більшою мірою відображає фінансово-майновий стан підприємства та ведеться суб'єктами малого підприємництва - юридичними особами, які мають право ведення спрощеного обліку доходів і витрат, зокрема відповідають критеріям, визначеним пунктом 154.6 статті 154 розділу III Податкового кодексу України, та не зареєстровані платниками податку на додану вартість (далі - малі підприємства).
Методичні рекомендації із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 15.06.2011 р. № 720, визначають систему регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них без застосування подвійного запису для складання Спрощеного фінансового звіту суб'єкта малого підприємництва (далі - Спрощений фінансовий звіт) за формою згідно із додатком 2 до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 25 "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва", затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 25.02.2000 р. N 39.
Регістри повинні містити назву, період реєстрації, зміст та обсяг господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.
Записи у регістрах здійснюються на підставі первинних документів. Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Перенесення інформації з первинних документів до регістрів повинно здійснюватися в міру їх надходження, але не пізніше терміну, що забезпечує своєчасне складання Спрощеного фінансового звіту. Малі підприємства самостійно обирають періодичність складання регістрів - місяць або квартал залежно від обсягу господарських операцій.
Документування господарських операцій, складання і зберігання первинних документів і регістрів та виправлення в них помилок малі підприємства здійснюють відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.95 р. за N 168/704 (із змінами).
Господарські операції відображаються в регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Первинні документи поточного періоду комплектуються до кожного регістру в хронологічному і систематичному (відносно регістру) порядку.
Обсяги господарських операцій відображаються у регістрах в гривнях і копійках, а операції в іноземній валюті - у грошовій одиниці України шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням установленого Національним банком України курсу грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни на дату здійснення операції.
Інформація про господарські операції за звітний період з регістрів переноситься у згрупованому вигляді до Спрощеного фінансового звіту.
Систематизація господарських операцій здійснюється в таких журналах обліку господарських операцій (далі - Журнали):
-
Журнал 1-мс обліку активів;
-
Журнал 2-мс обліку капіталу і зобов'язань;
-
Журнал 3-мс обліку доходів;
-
Журнал 4-мс обліку витрат.
Інформація про господарські операції з Журналів 1-мс і 2-мс використовується для складання Балансу (форма №1-мс), а з Журналів 3-мс і 4-мс - Звіту про фінансові результати (форма №2-мс) Спрощеного фінансового звіту.
За потреби, зокрема у разі значного обсягу господарських операцій, додатково можуть застосовуватися такі відомості обліку господарських операцій (далі - Відомість):
-
Відомість 1.1-мс обліку необоротних активів;
-
Відомість 1.2-мс обліку нарахування амортизації;
-
Відомість 2.1-мс обліку розрахунків з постачальниками, іншими кредиторами та бюджетом;
-
Відомість 2.2-мс обліку розрахунків з працівниками;
-
Відомість 4.1-мс обліку витрат на ремонт та поліпшення основних засобів.
У разі потреби можуть використовуватися додаткові регістри (виготовлені самостійно) для узагальнення інформації про господарські операції щодо окремих активів, зобов'язань, капіталу, доходів та витрат, підсумкові дані з яких переносяться до відповідних граф Журналів.
7.5 Журнально-ордерна форма обліку
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів — журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них.
Записи в журнали-ордери (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі виправдних документів в міру їх надходження і опрацювання (без складання меморіальних ордерів). При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери.
У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені. Звідси зрозуміла і сама назва цих регістрів: вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюють в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери).
За зовнішнім виглядом журнали-ордери являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по жому облічуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розміщених граф і порядок записів залежать від особливостей облічуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер.
Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудовано за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунка і дебету кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу будови журналів-ордерів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Кредит рахунка в більшості випадків показує мовби початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет — його закінчення, тобто куди засоби надходять або де вони використані.
Записи господарських операцій в журнали-ордери здійснюють за шаховим принципом, який полягає в тому, що за один робочий прийом суму господарської операції записують одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Це дає змогу значно скоротити кількість облікових записів, зменшити обсяг облікової роботи і підвищити якість самого обліку Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одержують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного рахунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.
Як виняток, для посилення контролю за рухом і збереженням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.
Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарських операцій за шаховим принципом.
Важливою особливістю будови окремих журналів-ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.
По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку — на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.
Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додаткових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.
Таким чином, важливою особливістю журналів-ордерів є пристосованість облікових регістрів для складання звітності.
Як зазначалося раніше, записи у журнали-ордери здійснюють у хронологічному порядку в міру надходження і опрацювання документів. На кожному документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в порядку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного документа. Журнали-ордери можуть складатися також за допомогою використання обчислювальної техніки.
Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково звіряють з документами, які послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.
Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відомості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.
Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правильності облікових записів і складання балансу. Для кожного синтетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.
Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Головної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгалтерський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.
7.6 Комп’ютерна форма бухгалтерського обліку
Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку базується на використанні різних видів комп’ютерної техніки.
На великих підприємствах, де за допомогою ЕОМ обробляється велика кількість як облікової, так і іншої інформації, створюються обчислювальні центри із потужними ЕОМ.
Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку включає такі етапи:
1) документування господарських операцій;
2) автоматизована обробка інфомації;
3) автоматизоване узагальнення облікової інформації (баланс та звітність).
Повна автоматизація облікової роботи передбачає автоматизацію всіх етапів і ділянок облікової роботи. За цих умов первинні документи оформляються не вручну із використанням типографських бланків, а друкуються за допомогою ПЕОМ, що значно скорочує робочий час облікових працівників. При повній автоматизації для обробки інформації відпадає потреба додаткового вводу даних із первинних документів до бази даних ПЕОМ, оскільки у пам’яті комп’ютера зберігаються всі необхідні реквізити. І як наслідок, при повній автоматизації складання передбачених законодавством форм звітності підприємства теж здійснюється за допомогою ПЕОМ.
На підприємствах України в даний час найбільш розповсюдженою є часткова автоматизація бухгалтерського обліку, яка передбачає автоматизацію окремих етапів та ділянок облікової роботи. На багатьох підприємствах за допомогою ПЕОМ як правило здійснюють облік заробітної плати, виробничих запасів та ін., які являються найбільш трудомісткими ділянками обліку. За таких умов автоматизації підлягає лише другий етап облікового процесу (автоматизована обробка інформації), а перший (документування господарських операцій) та третій (узагальнення облікової інформації) забезпечується виконанням вручну. Це звичайно впливає на затрати робочого часу бухгалтерів, а також на якість і строки отримання облікової інформації.
В Україні використовують значну кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найпопулярнішими з яких є: „Парус”, „1С - Бухгалтерія”, „Фінанси без проблем”, „1С - Підприємство” і інші.
При цій формі здійснюється повна автоматизація збору, передачі, систематизації й обробки інформації; крім паперових носіїв бухгалтерської інформації використовуються машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски). При таблично-автоматизованій формі бухгалтерського обліку здійснюються інтеграція обліку на основі одноразового введення і багаторазового використання первинної інформації, а також програмне групування дебетових і кредитових оборотів на рахунках на основі принципу подвійного запису; провадиться автоматизація логічних операцій бухгалтерського обліку; вирішуються задачі бухгалтерського обліку у двох режимах - регламентному і запитовому; вихідну інформацію отримують у вигляді друкованих регістрів і відеограм, а також існує можливість розшифровки результативних показників за запитами користувачів. При загальному скороченні обсягу наданої користувачу інформації підвищується інформативна цінність таблично-автоматизованої форми.
Вона також передбачає контроль вихідної бухгалтерської інформації, що позитивно впливає на дієвість даних бухгалтерського обліку. Автоматизована форма обліку. В період переходу до повноцінної ринкової економіки автоматизація бухгалтерського обліку, точність і оперативність інформації є вирішальними факторами успішного розвитку економіки України.